מאמרים ומדריכים · עודכן 17 באוקטובר 2026 · 6 דקות קריאה
נוכחות, חופשות ותכנון משמרות לעסק עם 5 עד 30 עובדים
מאת עופר ויסגלס, מעל 20 שנה במערכות מידע ותהליכים עסקיים, מטמיע Odoo לעסקים קטנים ובינוניים
בקצרה
בעסק עם 5 עד 30 עובדים, ניהול נוכחות וחופשות באקסל ובוואטסאפ הופך מהר לבלגן. באודו העובדים מחתימים כניסה ויציאה בטאבלט בכניסה או בנייד, מבקשים חופשה באפליקציה, והמנהל מאשר ורואה יתרות ולוח היעדרויות. אפליקציות העובדים, הנוכחות והחופשות זמינות בגרסה הקהילתית. תכנון משמרות (Planning) שייך ל-Enterprise. חישוב השכר עצמו נשאר במערכת שכר ישראלית, ואודו מעבירה אליה את נתוני הנוכחות.
מה הבעיה עם אקסל וקבוצת וואטסאפ?
בעסק קטן שעות העבודה נרשמות בדרך כלל על דף, בשעון נוכחות ישן או בהודעה למנהל. בקשות חופשה מגיעות בוואטסאפ, והיתרות מחושבות פעם בשנה, כשמישהו שואל.
התוצאה: ויכוחים על שעות נוספות, חופשות שאושרו לשני עובדים מאותו צוות באותו שבוע, ובסוף החודש עבודה ידנית של העברת נתונים לרואה החשבון או לחברת השכר.
מעבר לנוחות, החוק בישראל מחייב מעסיקים לנהל רישום של שעות העבודה של העובדים. רישום מסודר ושמור מגן גם על העסק במקרה של מחלוקת.
שעון נוכחות באודו
אפליקציית הנוכחות (Attendances) זמינה בגרסה הקהילתית, ומאפשרת כמה דרכים להחתים:
| שיטה | מתאים ל |
|---|---|
| מצב קיוסק: טאבלט בכניסה, החתמה עם קוד אישי או תג | חנות, מפעל, מסעדה |
| החתמה מהנייד או מהמחשב | משרד, עבודה היברידית |
| החתמה עם מיקום | עובדי שטח, כדי לדעת מאיפה החתימו |
המנהל רואה מי נמצא עכשיו, שעות לפי עובד ותקופה, וחריגות כמו החתמה חסרה. אפשר להגדיר לכל עובד לוח שעות עבודה, וכך לראות שעות נוספות לעומת התקן.
ניהול חופשות והיעדרויות
אפליקציית החופשות (Time Off) זמינה בגרסה הקהילתית:
- סוגי היעדרות: חופשה, מחלה, מילואים, יום בחירה, ומה שמתאים לעסק.
- צבירה: הגדרה של כמה ימים נצברים בחודש או בשנה, לפי ותק או לפי הסכם.
- בקשה ואישור: העובד מבקש מהנייד, המנהל מקבל התראה ומאשר.
- לוח היעדרויות: רואים מי לא נמצא השבוע, לפני שמאשרים עוד חופשה.
- יתרות: כל עובד רואה כמה ימים נשארו לו, בלי לשאול.
תכנון משמרות
עסק שעובד במשמרות, כמו מסעדה, חנות או מוקד, צריך לבנות סידור עבודה כל שבוע.
אפליקציית Planning של אודו שייכת ל-Enterprise. היא מאפשרת לבנות משמרות לפי תפקידים, לשכפל סידור משבוע לשבוע, לראות חופשות מאושרות ולשלוח לכל עובד את הסידור שלו. עובדים יכולים גם לבקש להחליף משמרת.
בגרסה הקהילתית אין לוח משמרות ייעודי. עסקים קטנים מסתדרים לעיתים עם תצוגת יומן ואירועים לכל משמרת, או ממשיכים עם כלי סידור משמרות חיצוני ומשתמשים באודו לנוכחות ולחופשות.
מה עם השכר?
אודו לא מחשבת שכר לפי החוק הישראלי. אפליקציית השכר של אודו לא מותאמת לישראל, ולכן התלושים, הדיווחים לביטוח לאומי ולמס הכנסה, והפנסיה נשארים במערכת שכר ישראלית או אצל רואה החשבון.
החלוקה הנפוצה:
| מה | איפה |
|---|---|
| פרטי עובד, חוזה ותפקיד | אודו |
| נוכחות, שעות ושעות נוספות | אודו |
| חופשות, מחלה ויתרות | אודו |
| חישוב שכר, תלושים ודיווחים | מערכת שכר ישראלית |
בסוף החודש מייצאים מאודו דוח שעות והיעדרויות ומעבירים למערכת השכר. בחלק מהמקרים אפשר לבנות ייצוא בפורמט שמערכת השכר קולטת ישירות. מידע נוסף על אפליקציית העובדים יש בעמוד מודול העובדים.
שאלות נפוצות
אפשר להשתמש באודו כשעון נוכחות?
כן. אפליקציית הנוכחות זמינה בגרסה הקהילתית, עם החתמה בטאבלט בכניסה, בנייד או במחשב, ודוחות שעות לפי עובד.
אודו מחשבת משכורות בישראל?
לא. אפליקציית השכר של אודו לא מותאמת לחוק הישראלי. אודו מנהלת נוכחות וחופשות, ומעבירה את הנתונים למערכת שכר ישראלית או לרואה החשבון.
עובדים יכולים לבקש חופשה מהנייד?
כן. העובד מבקש חופשה בדפדפן של הנייד, המנהל מקבל התראה ומאשר, והיתרה מתעדכנת.
תכנון משמרות זמין בגרסה החינמית של אודו?
לא. אפליקציית Planning לתכנון משמרות שייכת ל-Enterprise. בגרסה הקהילתית אפשר להשתמש ביומן, או בכלי סידור משמרות חיצוני.
חובה לנהל רישום נוכחות?
החוק בישראל מחייב מעסיקים לנהל רישום של שעות העבודה. את הפרטים המדויקים שחלים על העסק שלכם כדאי לבדוק עם רואה החשבון או יועץ משפטי.
עוד מדריכים
מדריך חינם להורדה
מאקסל לשליטה: איך עוברים מאקסל למערכת ניהול אחת
9 פרקים קצרים, צ'קליסט להדפסה ותוכנית ל-30 יום. בלי ז'רגון, עם מחירים אמיתיים.
רוצים לראות איך זה יעבוד בעסק שלכם?
שיחת היכרות של חצי שעה, בלי התחייבות. נראה לכם את אתר ההדגמה ונבנה יחד תוכנית שמתאימה לעסק.